۹ ابزار مهم که در دورکاری باید استفاده کنید
دورکاری از یک ویژگی «خوب» برای تبدیل شدن به یک استعداد برتر از طریق شبکه‌ای گسترده‌تر، به یک «باید» برای کسب‌وکاری که می‌خواهد سازنده و رقابتی باقی بماند، تبدیل شده است. برخی از دلایل این اتفاق، همه‌گیری کویید-۱۹، تعطیلی‌های بعد از آن و دیگر ابعاد قرنطینه بود که کار دفتری سنتی را نشدنی (یا غیرممکن) کرد.
در واقع بر طبق آمار گالوپ (Gallup) درصد کسانی که همیشه به دورکاری مشغول بودند «در آوریل، و در اوج محدودیت‌های کسب‌وکارها و مدارس، ۵۱٪ بوده است.» با اینکه این درصد در ماه‌های اخیر کاهش یافته است، نمودارهای گالوپ نشان می‌دهد که «حدود دو سوم کارمندان آمریکا که در طی گسترش بیماری، مشغول به دورکاری بوده‌اند، می‌خواهند که به این کار ادامه دهند.» بنابراین کنار گذاشتن دورکاری در آینده‌ای نزدیک چندان محتمل نیست. اگر اصلاً قرار باشد که استاندارد جدیدی تنظیم شود.
پس با در نظر گرفتن اینکه سیاست‌های جدایی‌ناپذیر دورکاری در آینده چگونه خواهند بود، هم برای کارفرما و هم برای کارمند مهم است که برای دورکاری از ابزارها و مهارت‌های مناسبی برخوردار باشند. در اینجا چند نکته‌ی کلی و بهترین ابزارها را برای پیشرفت کارمندان دورکار مطرح کرده‌ایم.
دورکاری: نکاتی برای کارمندان
ممکن است برای بیشتر کارمندان، شیوع کویید-۱۹ اولین تجربه‌ی کار در منزل باشد. سازگاری با انتظارات جدید و روش انجام کارها در این تجربه، مثل هر روند کسب‌وکار جدیدی، می‌تواند زمان‌بر باشد.
در اینجا نکاتی را برای دورکاران تازه‌وارد آورده‌ایم تا به آنها در بدست آوردن بهروری بیشتر و جلوگیری از مسائل بالقوه این حوزه، کمک کنیم.
１. امنیت را از یاد نبرید! زمانی که از راه دور و از طریق یک شبکه‌ی خانگی کار می‌کنید، خیلی راحت می‌توانید سنجه‌های مهم امنیت را از یاد ببرید. ایمن‌سازی فضای کاری راه‌دور برای رسیدگی به مسائل امنیتی رایج در شبکه‌ی خانگی می‌تواند برای حفاظت از خودتان و شرکت‌تان از تخلفات امنیتی، حیاتی باشد. این مسئله شامل استفاده از نرم‌افزار اداری از راه دور که برای عمل به اتصالات VPN نیاز دارد، تنظیم ورود جداگانه برای «کار» و «مهمان» برای رهیاب Wi-Fi، محدود کردن استفاده از دستگاه‌های شخصی برای برنامه‌های کاری و دیگر کارها می‌شود.
２. سرعت آپلود/دانلود شبکه‌ی خانگی‌تان را بررسی کنید. ممکن است که برخی از ابزارهای بهروری تیمی و نرم‌افزارهای همکاری به پهنای باند اینترنت بیشتری نسبت به بقیه نیاز داشته باشند. وقتی برای کار در منزل آماده می‌شوید، مهم است که سرعت واقعی آپلود/دانلود شبکه‌تان را بررسی کنید (به جای آنکه تنها سرعت نشان داده شده توسط رساننده‌ی خدمات اینترنتی‌تان را درنظر بگیرید) تا مطمئن شوید که از پهنای باند مورد نیاز برای عملکرد مناسب برخوردار هستید. ابزارهای آنلاین سنجش سرعتی وجود دارد که می‌توانید برای این کار از آنها استفاده کنید.
در کل برنامه‌های ویدیو کنفرانسی مانند Zoom و Uberconference نسبت به دیگر نرم‌افزارهای بهروری تیمی، به سرعت آپلود بالاتری نیاز خواهند داشت (حدود ۲ مگابیت بر ثانیه) زیرا نیاز است که کاربران همزمان ویدیوها و فایل های صوتی باکیفیتی آپلود کنند. پهنای باند ناکافی می‌تواند منجر به عدم ثبات برای برخی از برنامه‌های دورکاری شود که مأیوس کننده خواهد بود و در کار تأخیر ایجاد می‌کند.
３. در خانه یک محل «به دور از عوامل حواس‌پرتی» به عنوان دفتر کار ایجاد کنید. زمانی که در منزل کار می‌کنید، به راحتی ممکن است درگیر حواس‌پرتی شوید که بیش از حد زمان‌تان را می‌گیرد یا افکارتان را به هم می‌زند. این می‌تواند شدیداً مختل‌کننده باشد و بهروری را کاهش دهد. بنابراین ایجاد یک فضای «به دور از عوامل حواس‌پرتی» می‌تواند کمک بزرگی باشد. مقاله‌هایی از Forbes علاوه بر این پیشنهاد می‌دهند که فرزندان‌تان را نیز در برنامه قرار دهید- مثلاً «برنامهی یک روز عادی از مدرسه» را تکرار کنید. این کار به برقراری یک برنامهی روزانه و به حداقل رساندن حواس‌پرتی‌های بالقوه کمک می‌کند.
４. فعالانه با تیم‌تان در ارتباط باشید. بسیاری از مقاله‌های مربوط به دورکاری بر روی اهمیت «ارتباط بیش از حد» در هنگام دورکاری تأکید می‌کنند. زمانی که به دورکاری مشغول هستید، برخلاف کار در شرایط معمولی در دفتر کار، سرپرست و اعضای تیم نمی‌توانند به میزتان نگاهی بیندازند و ببینند که مشغول به کار هستید یا بفهمند که بر روی چه چیزی کار می‌کنید. زمانی که زمینه‌ی کارتان را تغییر می‌دهید یا کاری را تمام می‌کنیم، می‌توانید با تهیه‌ی به روزرسانی‌هایی از موقعیت‌تان، تضمین کنید که همه متوجه روند کار و چیزی که بر روی آن کار می‌کنید، هستند. همچنین اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم می‌دانند که برای دسترسی به شما، چه زمانی برای ایمیل زدن یا فرستادن پیام‌های دیگر بهترین زمان و کدام کانال‌های ارتباطی بهتر هستند.
５. استراحت کنید و حد و مرزهایی برای ارتباط با محل کار تنظیم کنید. با اینکه ارتباط مداوم با همکاران و مشتریانی که از نرم‌افزاهای بهروری تیمی مانند Slack یا Microsoft Teams استفاده می‌کنند، مهم است، ولی تعیین حد و مرزهایی برای اینکه همیشه «در دسترس» نباشید نیز اهمیت دارد. همانطور که در مقاله‌ی Inc.com اشاره شده، «افراد به هنگام کار در منزل تمایل دارند که بیشتر کار کنند چون ٬رها کردن٬ کار سخت‌تر است.» این باعث کار بیش از حد و استرس می‌شود که حتی اگر زمان بیشتری را هم صرف کنید، بهروری را کاهش می‌دهد. دستورالعمل‌های اساسی مراقبت از خود را دنبال کنید. با تنظیم زمان‌های استراحت منظم و «ساعت خاموشی» و پاسخ ندادن به پیام‌ها یا تماس‌ها در ساعات غیرعادی (مانند ۳ صبح) به حفظ بهروری‌تان کمک کنید.
６. نسبت به درخواست‌های غیرمعمول هشیار باشید. متأسفانه افراد بدخواه تلاش می‌کنند تا با جا زدن خودشان به عنوان مشتری یا مدیر شرکت‌های مختلف از کارمندان دورکار استفاده کنند و درخواست‌هایی ارائه دهند. این کلاهبرداری‌های فیشینگ (phishing) می‌تواند برای هرچیزی مورد استفاده قرار گیرد؛ از گول زدن کارمندان برای دانلود بدافزار تا تحویل اطلاعات حساس یا پرداخت صورت‌حساب‌های جعلی. هشیاری نسبت به درخواست‌های غیرمعمول و راستی آزمایی آنها از طریق دیگر کانال‌های ارتباطی می‌تواند برای جلوگیری از یک حادثه‌ی امنیتی مهم باشد.
۹ تا از بهترین ابزارها برای دورکاری
دورکاری نیاز به برخورداری از ابزارهای مناسب دارد. چه از ابزارهای توسعه نرم‌افزار از راه دور، همکاری تیمی و ابزارهای مدیریت استفاده می‌کنید، یا راه‌حل‌هایی با امنیت سایبری برای دورکاری در اختیار دارید، تعداد زیادی ابزار وجود دارد که می‌توانید در استراتژی دورکاری‌تان به کار گیرید.
در اینجا لیست کوچکی از بهترین ابزارها برای کارمندان دورکار را آورده‌ایم:
۱. Slack (نرم‌افزار بهروری تیمی)
ارتباط سریع و آسان در دورکاری مسئله‌ای حیاتی است. Slack به اشتراک‌گذاری به‌روزرسانی‌ها، ساخت کانال‌های سفارشی چت و حتی به اشتراک‌گذاری از راه دور فایل‌ها را برای کارمندان آسان می‌کند. چه نیاز باشد که افراد فقط یک عبارت «من الان دارم روی x کار می‌کنم» ارسال کنند یا لینک یک GDoc را به اشتراک بگذارند تا باقی افراد هم بتوانند آن را ببینند، Slack می‌تواند ابزار ارتباط تیمی ارزشمندی باشد.
۲. Microsoft Teams (نرم‌افزار آفیس و بهروری تیمی از راه دور)
Microsoft Teams اکثر ویژگی‌ها و فلسفه‌ی طراحی Slack را داراست ولی به ابزارها و ویژگی‌های مجموعه نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس نیز دسترسی دارد. کاربران می‌توانند همزمان با به اشتراک‌گذاری فایل‌های آفیس و ویرایش مشترک آنها، برای یکدیگر پیام‌های کوتاه ارسال کنند و کانال‌های سفارشی چت بسازند.
۳. Google Docs (نرم افزار آفیس)
اکثر کسب‌وکارها (و افراد) به این دلیل از Google Docs استفاده می‌کنند که یک ابزار همکاری آنلاین و مدیریت فایل نسبتاً ساده (و رایگان) از بزرگ‌ترین و محبوب‌ترین موتور جستجوی دنیاست. با داشتن یک حساب گوگل، به Gdocs دسترسی خواهید داشت. این ابزار به کاربران اجازه می‌دهد تا اکثراً به صورت آنلاین صفحات گسترده، اسناد متنی و اسلایدشو بسازند و این اسناد را همزمان با همکاری دیگران ویرایش کنند.
۴. Zoom (نرم‌افزار ویدیو کنفرانس)
Zoom یک نرم‌افزار ویدیو کنفرانس است که بیشتر کسب‌وکارها برای شبیه‌سازی ارتباط «رو در رو» با مشتریان و کارمندان از آن استفاده می‌کنند. کاربران می‌توانند تا برنامهی ویدیو کنفرانس‌ها را زودتر از موعد توسط نرم‌افزار برنامه‌ریزی کنند، از پس‌زمینه‌های مجازی سفارشی استفاده کنند، صفحه‌ی کامپیوترشان را به اشتراک بگذارند و کارهایی بیشتر تا کنفرانس‌های ساده‌ی از راه دوری بسازند.
۵. نرم‌افزار دسکتاپ مجازی (مدیریت سیستم مجازی)
ابزارهای مختلفی برای کسب‌وکارها وجود دارد تا از راه دور دسکتاپ کامپیوتر یک کارمند دورکار را مشاهده و مدیریت کنند. دو نمونه‌ی اصلی شامل Microsoft Remote Desktop و Apple Remote Desktop است. کار این برنامه‌ها این است که به شرکت‌ها اجازه می‌دهند تا سیستم‌های کامپیوتر کارمندانشان را از راه دور مدیریت کنند، بنابراین می‌توانند نرم‌افزارها را به روزرسانی کنند، قوانین امنیتی خاصی را اجرا کنند و غیره.
این کار نیاز کارمندان به اجرای به روزرسانی‌ها را به صورت دستی کاهش می‌دهد ولی می‌تواند مانع کنترل کامل آنها بر روی دستگاهشان شود.
۶. شبکه‌های خصوصی مجازی (امنیت شبکه از راه دور)
شبکه‌های خصوصی مجازی (VPN) ابزاری هستند برای مخفی‌سازی و رمزگذاری ترافیک اینترنت که رهگیری و ردیابی منبع را سخت‌تر می‌کند. این ابزار می‌تواند برای جلوگیری از تخلفات امنیتی شبکه ابزاری حیاتی باشد.
شاید به همین دلیل است که برخی از شرکت‌ها برای دسترسی به میزبان‌های نرم‌افزارهای مهم کسب‌وکار در فضای ابری یا مرکز داده‌ی خود شرکت، به استفاده از این ابزارها نیاز دارند. این ابزارها به تنهایی بهروری را بهبود نمی‌بخشند ولی به حفاظت از شرکت‌ها در برابر حملات سایبری مختل‌کننده که زمان و هزینه می‌برند، کمک می‌کند.
۷. GitHub (ابزار توسعه نرم‌افزار)
GitHub یک پلتفرم توسعه نرم‌افزار است که به توسعه‌دهندگان این فرصت را می‌دهد تا به سرعت و سادگی و به منظور حفظ بهروری با یکدیگر بر روی پروژه‌ها کار کنند. از ویژگی‌های همکاری در برنامه‌نویسی که به توسعه‌دهندگان مختلف اجازه کدنویسی، ساختن، امتحان کردن و عیب‌زدایی در یک فضای پیشرفته‌ی ابری را می‌دهد تا ویژگی‌های خودکارسازی که سنجش، مدیریت پروژه و بهترین پیاده‌سازی تمرینی را بهینه می‌کند، GitHub یکی از قابل‌اعتمادترین ابزارهای توسعه‌ی نرم‌افزار در بازار است.
۸. Jira/Atlassian (ابزار بهروری تیمی و توسعه نرم‌افزار)
Jira که برای کمک به توسعه‌دهندگان نرم‌افزار ساخته شده تا مدیریت پروژه‌شان را بدست بگیرند، از طرف تیم‌هایم چابک (Agile) برای کمک به مدیریت پروژه، به شکلی قابل توجه مورد استفاده قرار می‌گیرد. وظایف بخصوص در کارت‌هایی در نرم‌افزار قرار داده می‌شوند تا بعداً کارمندان در طی یک «دوره‌ی کاری» موظف به انجام آن شوند.
هر کارمند برای کارت‌هایش از شش «خط» برخوردار است تا پیشرفت آنها را پیگیری کند: برنامه‌ریزی، آماده، در حال پیشرفت، مرور داخلی، پذیرش، و تکمیل شده که برای پیگیری پیشرفت وظیفه از ابتدا تا انتها به کار می‌روند. همانطور که کارت‌ها خط به خط جلو می‌روند، هرکسی در تیم می‌تواند ببیند که هر کارت در چه جایی قرار دارد و پیشرفت کار چگونه است.
۹. نرم‌افزار مدیریت گذرواژه
باوجود گزینه‌های فراوانی که در بازار وجود دارد، ارزش دارد که به صورت ویژه به نرم‌افزارهای مدیریت گذرواژه به عنوان یک دسته‌بندی جداگانه اشاره کنیم. بسیاری از کارمندان شرکت‌ها مجبور به استفاده از تعداد بیشماری برنامهی مبتنی بر ابر می‌باشند که هرکدام از این برنامه‌ها گذرواژه و اطلاعات ورود مخصوص خودش را دارد.
هر کدام از این خدمات به یک گذرواژه‌ی قوی نیاز دارند. مشکل اینجاست که به خاطر سپردن گذرواژه‌های قوی که به سختی قابل حدس باشند، به شکلی باورنکردنی دشوار است. این باعث می‌شود افراد گذرواژه‌هایشان را بازیابی کنند (بنابراین اگر یکی از آنها به خطر بیفتد، تمام حساب‌های کاربری که از همان گذرواژه استفاده می‌کنند، در خطر خواهند بود) یا از گذرواژه‌هایی ساده‌تر استفاده کنند که شکستن‌شان نسبتاً آسان است. نرم‌افزارهای مدیریت گذرواژه، مانند Dashlane، ۱Password و LastPass می‌توانند گذرواژه‌هایی منحصر به فرد و قوی بسازند و آنها را برای وبسایت‌ها و برنامه‌های مختلف به خاطر بسپارند. با این کار کاربران به جای سی گذرواژه تنها باید یکی را به خاطر بسپارند.