طراحی و ساخت آرشیو سازمانی: بیان دلایل استفاده از آرشیو برای سازمان ها
تعریف آرشیو: آرشیو در فارسی به معنای بایگانی یا محل نگهداری اسناد، اوراق، تصاویر، پرونده‌ها، صفحات موسیقی، و جز آن آمده است. آرشیو در اصطلاح به مجموعه نوشته‌ها و اسنادی گفته می‌شود که خود حاصل فعالیت‌های روزمره و مستمر دیوان‌های سابق و ادارات کنونی است و معمولاً شامل نوشته‌ها و اسنادی نظیر شرح وظایف، دستورات، خط‌مشی‌ها، تشکیلات، فعالیت‌های اجرایی، و نیز مسائل حقوقی، فرهنگی، اجتماعی، نظامی، و هر نوع اوراق مهم دیگر نظیر قباله‌های فروش، رقبات، و پیش‌نویس مکاتبات است که به سبب ارزش دائمی‌شان در محلی به همین نام نگهداری می‌شوند.
انواع آرشیو: آرشیوها را، از لحاظ شکل و مواد اطلاعاتی، می‌توان به سه گروه تقسیم کرد: ۱) آرشیو مکتوب که مهم‌ترین، متداول‌ترین، و قدیمی‌ترین نوع آرشیو است. این اسناد از لحاظ شکل نگهداری و ارائه خدمات، وضعیتی خاص دارند. مراکز و سازمان‌های آرشیوی، به‌ویژه آرشیوهای دولتی، حاوی اسناد مکتوب هستند؛ ۲) آرشیو مواد دیداری و شنیداری که شامل نوار صوتی، انواع فیلم، عکس، صفحه فشرده، پوستر، و جز آن است؛ و ۳) آرشیو نقشه که شامل نقشه‌های جغرافیایی، زمین‌شناسی، هوایی، و مهندسی در ابعاد مختلف است و برای نگهداری آنها مراکز ویژه‌ای ایجاد می شود.
اصول ارشیو: برخی صاحب‌نظران اصول آرشیوی را به سه یا چهار گروه تقسیم کرده‌اند که عبارتند از: ۱- اصل حفظ حرمت منشاء اولیه ۲- اصل نظم و ترتیب نخستین ۳- اصل توصیف مجموعه‌ای اسناد ۴-اصل سطوح کنترل.
امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکت ها، سازمان ها و ارگان ها کاملا احساس شده است. حجم زیاد اسناد، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع، آسان، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آن ها گردیده است.
از دشواری‌های بایگانی و آرشیو اسناد به شکل سنتی وجود عوامل آسیب رسان بیولوژیکی (قارچ‌ها، باکتری و ..)، دستکاری اسناد، هزینه‌های نگهداری اسناد و استخدام نیروی انسانی متخصص، کمبود فضا، عدم بهره‌مندی از یک نظام دقیق رده‌بندی و دسته‌بندی اسناد، جستجوی زمان‌بر، و … بود. از سوی دیگر اتلاف زمان مفید کاری کارکنان جهت نگهداری اسناد، هدر رفت حجم زیادی از فضای فیزیکی سازمان برای مقاصد بایگانی و نگهداری، نگرانی‌های ناشی از حفظ امنیت اسناد و هزینه‌های خرید و نگهداری تجهیزات مناسب برای بایگانی فیزیکی اسناد، سازمان‌های پیشرو را به سمت سیستم‌های الکترونیکی بایگانی و آرشیو اسناد سوق داده است. سیستم‌های بایگانی و آرشیو اسناد الکترونیک انقلابی مهمی در حفظ، نگهداری و ذخیره اسناد به صورت الکترونیک ایفا نموده‌اند.
از سوی دیگر، رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949) را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمان ها مدنظر قرار داده است، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکت ها سود برد. نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسب ترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .
سلام علم سعی دارد در این راستا با ارائه خدماتی در زمینه طراحی و ساخت آرشیو های سازمانی، به پژوهشگران و سازمان ها در راستای بهینه سازی و مستند سازی مدارک و مستندات آن ها بپردازد و آن ها را در انجام این کار یاری رساند.